4 Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte
4.3 Produkte
4.3.4 Ausschreibungswesen (Vergabeakte)
4.3.4.1 Vergabevermerk
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Vorgehensbaustein |
Sinn und Zweck
Gemäß VOL/A §30 muss ein fortlaufender Vergabevermerk geführt werden, um das Vergabeverfahren zu dokumentieren. Damit überschneidet sich der Vergabevermerk insbesondere mit dem Ausschreibungskonzept und der Angebotsbewertung. Der Vergabevermerk beinhaltet deshalb nur jeweils eine kurze Zusammenfassung der beiden Produkte. Alle darüber hinausgehenden Entscheidungen werden aber hier dokumentiert. Der Vergabevermerk ist damit das Inhaltverzeichnis bzw. die Zusammenfassung aller Produkt der Disziplin Ausschreibungswesen (Vergabeakte).
Wann ist das Produkt entscheidungsrelevant?
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Entscheidungspunkt |
Wer ist beteiligt?
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Verantwortlich |
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Mitwirkend |
Es gibt keine weiteren Rollen, die bei der Erstellung des Produkts mitwirken. |
Womit kann das Produkt erstellt werden?
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Werkzeuge |
Keine |
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Methoden |
Keine |
Welche Vorlagen sind verfügbar?
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Vorlagen |
Produktvorlage wird generiert. Ergänzende Vertragsbedingungen für die Erstellung eines IT-Systems (EVB-IT System): Vorlagen/EVB-IT/evb_it_system_agb.pdf Nutzungshinweise EVB-IT System: Vorlagen/EVB-IT/nutzungshinweise.pdf |
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Beispielprodukte |
Keine |
Wie erstellt man das Produkt?
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Aktivität |
Vergabeakte anlegen, Vergabevermerk fortlaufend führen und Vergabeverfahren abschließen |
Um das Vergabeverfahren fortlaufend und rechtssicher zu dokumentieren, sieht die UfAB als ersten Schritt (Schritt 1) das Anlegen einer Vergabeakte und eines Vergabevermerks vor. Diese dokumentieren den gesamten Vergabeprozess. Die genauen Dokumentationspflichten sind in der UfAB unter „Dokumentationspflichten - Vergabeakte“ zusammengefasst.
Während des Projekts trägt der Ausschreibungs- und Vertragsverantwortliche alle Entscheidungen in den Vergabevermerk ein. Im letzten UfAB-Schritt (Schritt 17) wird der Vergabevermerk ein letztes Mal aktualisiert, das Vergabeverfahren abgeschlossen und die Vergabeakte archiviert.
Welche Abhängigkeiten hat das Produkt?
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Erzeugt durch |
Anforderungen und Analysen Planung und Steuerung |
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Erzeugt |
Das Produkt erzeugt keine weiteren Produkte. |
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Hängt inhaltlich ab von |
Das Produkt hat keine inhaltlichen Abhängigkeiten. |
4.3.4.1.1 Zusammenfassung des Ausschreibungskonzepts
Dieses Thema fasst die wesentlichen Aspekte des Ausschreibungskonzepts zusammen, um einen vollständigen Vergabevermerk zu erhalten. Die Zusammenfassung umfasst zumindest die gewählte Vergabeart, das gewählte Vergabeverfahren und die jeweilige Begründung. Für die Details kann das Thema auf das Ausschreibungskonzept verweisen.
4.3.4.1.2 Zusammenfassung der Angebotsbewertung
Dieses Thema fasst die Ergebnisse des Produkts Angebotsbewertung zusammen. Es ist darüber hinaus festzuhalten, welches Angebot (von AN) den Zuschlag erhalten hat. Die beiden Produkte sind hier entweder zu referenzieren oder in Kopie als Anlage beizufügen. Für die Details kann das Thema auf die Angebotsbewertung verweisen.
4.3.4.1.3 Weitere Entscheidungen und Informationen
Dieses Thema dokumentiert lückenlos alle weiteren Entscheidungen und notwendigen Informationen im Rahmen der Vergabe, z.B.
- Einzelne Bekanntmachungen
- Bieterfragen und Antworten
- Kontakte zu Bietern
- Angaben über Aufklärungsverhandlungen
- Begründung für Aufhebung des Vergabeverfahrens