4 Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte

4.3 Produkte

4.3.4 Ausschreibungswesen (Vergabeakte)

4.3.4.5 Angebotsbewertung

Vorgehensbaustein

Sinn und Zweck

Die Angebotsbewertung umfasst alle Dokumentationspflichten die im Rahmen der Vergabe bei der Auswahl eines Angebots gelten. Dabei sind hier die eingegangen Angebote zu sammeln und aufzulisten, die Bewertung darzustellen und die Entscheidung für ein Angebot zu dokumentieren.

Wann ist das Produkt entscheidungsrelevant?

Entscheidungspunkt

Projekt beauftragt

Wer ist beteiligt?

Verantwortlich	Ausschreibungs- und Vertragsverantwortlicher
Mitwirkend	Anforderungsanalytiker (AG), IT-Service-Design-Verantwortlicher, Projekteigner, Projektleiter, Vergabestelle

Womit kann das Produkt erstellt werden?

Werkzeuge	Keine
Methoden	Keine

Welche Vorlagen sind verfügbar?

Vorlagen	Produktvorlage wird generiert.
Beispielprodukte	Keine

Wie erstellt man das Produkt?

Aktivität

Angebote öffnen, bewerten und zuschlagen

Die Erstellung und Dokumentation der Angebotsbewertung umfasst in der UfAB drei Schritte:

Angebotsöffnung (Schritt 9),
Bewertung der Angebote (Schritt 10) und
Zuschlagsentscheidung (Schritt 11).

Die genaue Vorgehensweise ist in der UfAB hinterlegt.

Welche Abhängigkeiten hat das Produkt?

Erzeugt durch

Anforderungen und Analysen

Make-or-Buy-Entscheidung (4.20)

Planung und Steuerung

Projekthandbuch (4.20)

Erzeugt

Das Produkt erzeugt keine weiteren Produkte.

Hängt inhaltlich ab von

Ausschreibungswesen (Vergabeakte)

4.3.4.5.1 Erfassung eingegangener Angebote

Das Thema umfasst eine gemäß VOL/A zu tätigende Niederschrift bei der Öffnung der Angebote. Die eingegangenen Produkte des Typs Angebot (von AN) werden z.B. tabellarisch erfasst. Für jedes Angebot sollten demnach mindestens folgende Informationen niedergeschrieben werden:

Name und Wohnort der Bieter,
Endbeträge der Angebote, ferner andere den Preis betreffende Angaben,
ob und von wem Nebenangebote eingereicht worden sind.

4.3.4.5.2 Bewertung eingegangener Angebote

Die Bewertung der Produkte des Typs Angebot (von AN) erfolgt stufenweise (4 Stufen) und wird in diesem Thema dokumentiert. Es empfiehlt sich, auch die Bewertungsergebnisse nach Stufen getrennt aufzuführen:

Die Ergebnisse der formalen Prüfung (Erste Wertungsstufe) zeigen, ob die Angebote die formalen Kriterien gemäß §23 und §25 der VOL/A erfüllen bzw. welche Angebote mit welcher Begründung bereits hier ausgeschlossen werden.
Die Ergebnisse der Eignungsprüfung (Zweite Wertungsstufe) zeigen, welche Bieter die Eignungsanforderungen erfüllen, bzw. welche Angebote mit welcher Begründung bereits hier ausgeschlossen werden. Im Falle eines Teilnahmewettbewerbs sind die Ergebnisse ebenfalls hier zu dokumentieren. Wird die Beschränkung der Teilnehmeranzahl (z.B. durch Losverfahren) beschränkt, so sollten sich die Ergebnisse und das Vorgehen ebenfalls hier finden.
Die Ergebnisse der Prüfung der Angemessenheit der Preise (Dritte Wertungsstufe), dokumentieren, welche Angebote angemessen sind. Werden im Zweifelsfall Belege vom Bieter abgefordert, so werden diese ebenfalls hier aufgeführt.
Die Ergebnisse der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots (Vierte Wertungsstufe) dokumentieren die Überprüfung der Ausschlusskriterien und die Ermittlung des besten Leistungs-Preis-Verhältnisses. Dabei wird die Leistung auf Basis der Bewertungsmatrix bemessen. Der Gesamtpreis ergibt sich aus dem Angebotspreis und ggf. weiteren Preisbestandteilen (Betriebskosten, Lizenzkosten, Wartungskosten, etc.), die dem Bieter zuvor bekannt gemacht wurden. In der Praxis kann die Bewertungsmatrix für jedes einzelne Angebot kopiert und mit den jeweiligen Ergebnissen hier angefügt werden. Sind Bieterpräsentationen Teil der Leistungsbewertung, so finden sich die Ergebnisse ebenfalls in diesem Thema wieder.

4.3.4.5.3 Entscheidung für ein Angebot

Dieses Thema dient der Dokumentation der Zuschlagserteilung. Die Gründe für den Zuschlag sowie die Gründe für die Nichtberücksichtigung der restlichen Bieter müssen ausführlich dargelegt und dokumentiert werden.