4 Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte
4.3 Produkte
4.3.4 Ausschreibungswesen (Vergabeakte)
4.3.4.3 Bewertungsmatrix
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Vorgehensbaustein |
Sinn und Zweck
Die Bewertungsmatrix ist das zentrale Produkt, um die Kriterien für die Bewertung der Wirtschaftlichkeit eines Angebots aufzustellen und zu dokumentieren. Auf der Grundlage dieses Produkts erfolgt die Angebotsbewertung. Deshalb muss die Bewertungsmatrix bereits bei Veröffentlichung der Vergabeunterlagen fertig gestellt sein.
Teile der Bewertungsmatrix müssen den Vergabeunterlagen (Ausschreibung) im Thema Teil 4: Gewichteter Kriterienkatalog beigelegt werden. In welchem Umfang dies notwendig ist, ist abhängig vom Vergabeverfahren, welches im Produkt Ausschreibungskonzept festgelegt wurde.
Wann ist das Produkt entscheidungsrelevant?
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Entscheidungspunkt |
Wer ist beteiligt?
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Verantwortlich |
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Mitwirkend |
Anforderungsanalytiker (AG), Projekteigner, Projektleiter, Vergabestelle |
Womit kann das Produkt erstellt werden?
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Werkzeuge |
Keine |
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Methoden |
Welche Vorlagen sind verfügbar?
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Vorlagen |
Produktvorlage wird generiert. UfAB V (Beispielbewertungsmatrix): Vorlagen/ufab_v_beispiel_bewertungsmatrix.xls Bewertungsmatrix (Muster, Microsoft Excel): Vorlagen/Bewertungsmatrix.xls |
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Beispielprodukte |
Keine |
Wie erstellt man das Produkt?
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Aktivität |
Bewertungsmatrix erstellen |
Die Erstellung der Bewertungsmatrix ist gemäß UfAB Bestandteil von Schritt 6 und wird dort in folgenden Modulen näher spezifiziert:
- Verdingungsunterlagen - Kriterienkatalog
- Kriterienkatalog - Gewichtung
- Bewertungsmatrix
Die konkreten Handlungsanleitungen finden sich dort.
Welche Abhängigkeiten hat das Produkt?
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Erzeugt durch |
Anforderungen und Analysen Planung und Steuerung |
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Erzeugt |
Das Produkt erzeugt keine weiteren Produkte. |
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Hängt inhaltlich ab von |
Das Produkt hat keine inhaltlichen Abhängigkeiten. |
4.3.4.3.1 Kriterienkatalog
Der Kriterienkatalog enthält die Liste aller Kriterien, anhand derer die Angebotsbewertung erfolgt. Dies umfasst insbesondere:
- Kriterienstruktur mit Kriterienhauptgruppen und Kriteriengruppen,
- Kriterienart, also Ausschluss- oder Bewertungskriterien (A- und B-Kriterien),
- Kennzeichnung von optionalen Kriterien.
Kriterien sind in der Regel als Fragen an den Bieter formuliert. A-Kriterien werden dabei als geschlossene Fragen (Ja/Nein-Fragen) formuliert, B-Kriterien als offene Fragen.
4.3.4.3.2 Gewichtung
Die Gewichtung beschreibt, zu welchem Anteil (Gewicht) die einzelnen Kriterien in die Ermittlung der Gesamtleistung eingehen. Zusätzlich umfasst die Gewichtung Mindestpunktzahlen (oder Prozentsätze) für einzelne Kriterien, Kriteriengruppen oder Kriterienhauptgruppen.
4.3.4.3.3 Erwartungshaltung
Die Erwartungshaltung beschreibt, welche Antworten sich der Auftraggeber auf die offenen Fragen der Bewertungskriterien erwartet und wie diese Antworten gewertet werden sollen. Dazu empfiehlt die UfAB die Festlegung von Zielerfüllungsgraden und die Unterteilung in Wertebereiche, z.B.
- Wertebereich I (8-10 Punkte): Hoher Zielerfüllungsgrad
- Wertebereich II (4-7 Punkte): Durchschnittlicher Zielerfüllungsgrad
- Wertebereich III (0-3 Punkte): Geringer Zielerfüllungsgrad
Dadurch müssen die erwarteten Antworten nur in drei Bereiche eingeteilt werden, was das Verfahren überhaupt erst praktikabel macht.