4 Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte

4.3 Produkte

4.3.4 Ausschreibungswesen (Vergabeakte)

4.3.4.2 Ausschreibungskonzept

Sinn und Zweck

Das Ausschreibungskonzept dokumentiert ein rechtlich korrektes und inhaltlich sinnvolles Vorgehen für die Ausschreibung und wird im Projekt in Abstimmung mit der Vergabestelle festgelegt. Ziel ist es, die Vergabe von Beginn an lückenlos zu dokumentieren, um eventuellen Anfechtungen im Nachhinein begegnen zu können.

Ausschreibungen der öffentlichen Auftraggeber unterliegen bestimmten Richtlinien wie VgV, GWB, VOL, VOF, und VOB. Diese werden in der UfAB V und WiBe 4.1. Diese definieren, wann welche Form der Vergabe gewählt werden muss und wie der zeitliche Ablauf ist.

Wann ist das Produkt entscheidungsrelevant?

Wer ist beteiligt?

Womit kann das Produkt erstellt werden?

Welche Vorlagen sind verfügbar?

Wie erstellt man das Produkt?

Für die Erstellung eines Ausschreibungskonzepts gibt die UfAB konkrete Schritte und Anleitungen vor. Hierbei handelt es sich insbesondere um:

• Schätzung des Auftragswerts (Schritt 2)
• Festlegung des Vergabeverfahrens (Schritt 3)
• Festlegung der Vergabeart (Schritt 3)
• Erstellung eines Zeitplans (Schritt 4)

Die konkreten Handlungsanleitungen finden sich dort.

Welche Abhängigkeiten hat das Produkt?

4.3.4.2.1 Überblick und Beurteilung der Alternativen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten für das Vorgehen im Vergabeverfahren. In diesem Thema werden diejenigen Möglichkeiten aufgelistet, die das Vergaberecht zulässt. Anhand vorgegebener Kriterien, z.B. Auftragswert und Auftragsart, werden die Vergabeverfahren bezüglich ihrer Anwendbarkeit beurteilt und die Ergebnisse festgehalten.

4.3.4.2.2 Vergabeverfahren, Vergabeart und Losbildung

In diesem Thema wird die Auswahl des für dieses Projekt passenden Vergabeverfahrens dokumentiert. Zu berücksichtigen sind die Auflistungen und Beurteilungen im Thema Überblick und Beurteilung der Alternativen.

Wurde ein Verfahren gewählt ist darüber hinaus auch zu dokumentieren, ob es eine Losbildung für dieses Projekt gibt. Die einzelnen Lose sind in diesem Fall zu benennen und müssen bei den Festlegungen im Thema Zeitplan und Organisation der Vergabe entsprechend berücksichtigt werden. Die Losbildung muss konsistent zu den Inhalten des Themas Teilprojekte sein.

4.3.4.2.3 Zeitplan und Organisation der Vergabe

Dieses Thema dokumentiert die einzuhaltenden Fristen (Ausschreibungs-, Bieter- oder Sperrfristen) für die Vergabe. Je nach gewähltem Vergabeverfahren können diese Fristen variieren. Bei der Festlegung muss also das im Thema Vergabeverfahren, Vergabeart und Losbildung ausgewählte Verfahren berücksichtigt werden. Darüber hinaus sind auch alle internen Fristen (Mitzeichnung, Abstimmung, Angebotsbewertung, Urlaub) im Zeitplan enthalten.

4.3.4.2.4 Veröffentlichung der Ausschreibung

Hier wird festgelegt, auf welchem Weg die Vergabeunterlagen (Ausschreibung) zu den Bietern gelangen. Dies kann je nach Vergabeart unterschiedlich sein. Falls die Ausschreibung nicht elektronisch oder in den Printmedien veröffentlicht wird, findet sich hier auch der Verteiler für die zur Teilnahme aufzufordernden Bieter.

Die Inhalte des Themas sind in jedem Fall zwischen den Rollen Ausschreibungs- und Vertragsverantwortlicher und Vergabestelle abzustimmen und hier zu dokumentieren.