4 Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte
4.3 Produkte
4.3.4 Ausschreibungswesen (Vergabeakte)
4.3.4.4 Vergabeunterlagen (Ausschreibung)
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Vorgehensbaustein |
Sinn und Zweck
Die Vergabeunterlagen dienen zur Information der Bieter und sind die Basis für deren Angebote. Bei den meisten Vergabearten (Öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung, Offenes Verfahren, Nichtoffenes Verfahren) erfolgt der Vertragsschluss durch Zuschlag auf ein Angebot. Der Auftraggeber muss deshalb mit den Vergabeunterlagen dafür sorgen, dass die Bieter „das Richtige“ anbieten, damit der Vertrag seinen Vorstellungen entspricht.
Die Vergabeunterlagen enthalten
- fachliche,
- rechtliche als auch
- organisatorische
Aspekte und beschreiben das zu beschaffende IT-System sowie den gewünschten Projektablauf möglichst umfassend. Im Falle einer freihändigen Vergabe, eines Verhandlungsverfahrens oder einem wettbewerblichen Dialog kann der Auftraggeber jedoch auch nach Veröffentlichung der Vergabeunterlagen noch auf die Angebote der Bieter einwirken.
Wann ist das Produkt entscheidungsrelevant?
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Entscheidungspunkt |
Wer ist beteiligt?
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Verantwortlich |
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Mitwirkend |
Anforderungsanalytiker (AG), Projekteigner, Projektleiter, Vergabestelle |
Womit kann das Produkt erstellt werden?
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Werkzeuge |
Keine |
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Methoden |
Keine |
Welche Vorlagen sind verfügbar?
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Vorlagen |
Produktvorlage wird generiert. EVB-IT Systemvertrag (Word): Vorlagen/EVB-IT/evb_it_systemvertrag_word.doc Ergänzende Vertragsbedingungen für die Erstellung eines IT-Systems (EVB-IT System): Vorlagen/EVB-IT/evb_it_system_agb.pdf Nutzungshinweise EVB-IT System: Vorlagen/EVB-IT/nutzungshinweise.pdf UfAB V (Beispielbewertungsmatrix): Vorlagen/ufab_v_beispiel_bewertungsmatrix.xls Bewertungsmatrix (Muster, Microsoft Excel): Vorlagen/Bewertungsmatrix.xls |
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Beispielprodukte |
Keine |
Wie erstellt man das Produkt?
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Aktivität |
Vergabeunterlagen zusammenstellen |
Die Erstellung der Bewertungsmatrix ist gemäß UfAB Bestandteil von Schritt 6 und wird dort ebenfalls erläutert. Darüber hinaus gelten im Kontext des V-Modells folgende Hinweise:
- Bei der Erstellung dieses Produkts kann bereits auf verschiedene V-Modell-Produkte zurückgegriffen werden, die bis zum Erstellungszeitpunkt bereits vorliegen. Im Detail können auf Basis des Produkts Ausschreibungskonzept bereits grundlegende organisatorische und rechtliche Rahmenbedingungen übernommen werden, z.B. in den Themen Einführung oder Bewerbungsbedingungen.
- Auf Basis des Produkts Anforderungen (Lastenheft) können die Anforderungen an das System in die Leistungsbeschreibung und ggf. auch in das Thema Rahmenbedingungen übernommen werden. Diese werden ergänzt durch die Abschnitte zu den organisatorischen Vorgaben für den Auftragnehmer des Produkts Projekthandbuch (in Teil 2: Vorgaben für das Projekthandbuch des Auftragnehmers der Leistungsbeschreibung) und des Produkts QS-Handbuch (in Teil 3: Vorgaben für das QS-Handbuch des Auftragnehmers der Leistungsbeschreibung).
- Ferner ist auf Basis des Produkts Anforderungen (Lastenheft) eine Bewertungsmatrix erstellt worden, die die Anforderungen an das System in bewertbare Kriterien überführt, diese gewichtet und einen korrespondierenden Erwartungshorizont festlegt. Je nach gewähltem Vergabeverfahren sind die Teile dieses Produkts der Leistungsbeschreibung im Teil 4: Gewichteter Kriterienkatalog beizufügen.
Abschließend müssen noch die Themen Eignungsanforderungen, Preisblätter und Vertragliche Grundlage ausformuliert werden.
Welche Abhängigkeiten hat das Produkt?
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Erzeugt durch |
Anforderungen und Analysen Planung und Steuerung |
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Erzeugt |
Das Produkt erzeugt keine weiteren Produkte. |
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Hängt inhaltlich ab von |
Anforderungen und Analysen Ausschreibungswesen (Vergabeakte) Planung und Steuerung
Systemspezifikationen Vertragswesen |
4.3.4.4.1 Einführung
Dieses Thema stellt den Gegenstand des Vergabeverfahrens (das zu beschaffende System, siehe auch Anforderungen (Lastenheft)) kurz und im Überblick dar. Weiterhin sollen Informationen zu den wichtigsten Projektmeilensteinen (z.B. Abnahme erfolgt oder Projekt abgeschlossen ), zur Losbildung sowie zu sonstigen relevanten Informationen enthalten sein.
Detaillierte Informationen können zum Teil bereits aus dem Produkt Ausschreibungskonzept und seinen Themen entnommen werden.
4.3.4.4.2 Bewerbungsbedingungen
Dieses Thema stellt die Festlegungen zum Ablauf des Vergabeverfahrens dar (vgl. UfAB V Aufbau der Verdingungsunterlagen). Dabei sind folgende Inhalte zu berücksichtigen:
- Grundsätzliche Bestimmungen
- Informationen zur Vergabestelle
- Fristen
- Form der Angebote und deren Einreichung
- Inhalt und Aufbau der Angebote
- Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Angebote
- Nebenangebote bzw. weitere Hauptangebote
- Vergütung/Kostenerstattung für die Erstellung der Angebote
- Bietergemeinschaften
- Unteraufträge
- Schutzrechte
- Aufbau der Verdingungsunterlagen
- Bewertungsvorgehen
- Zuschlagserteilung
Bei einer EU-weiten Vergabe ist zusätzlich noch die Vergabekammer anzugeben, die als zuständige Stelle die Überprüfung der Vergabe vornimmt. Weitere Informationen zu den Bewerbungsbedingungen können ebenfalls ergänzt werden.
4.3.4.4.3 Rahmenbedingungen
Dieses Thema dokumentiert alle zusätzlichen Rahmenbedingungen, die nicht bereits durch die Anforderungen (Lastenheft), die Vorgaben für das Projekthandbuch der Auftragnehmer und die Vorgaben für das QS-Handbuch der Auftragnehmer abgedeckt sind. Dies sind insbesondere:
- Organisatorische und räumliche Rahmenbedingungen (Lagepläne, Raumsituation, Ansprechpartner) und
- Abhängigkeiten von/Zusammenarbeit mit anderen Auftragnehmern.
Hinweis: Die UfAB definiert die Rahmenbedingungen noch viel ausführlicher und teilweise redundant zur Leistungsbeschreibung. Das V-Modell sieht die Vorgaben für Projektablauf und Qualitätssicherung beim Auftragnehmer als Teil der Leistungsbeschreibung.
4.3.4.4.4 Eignungsanforderungen
Dieses Kapitel enthält alle Angaben bzw. Abfragen hinsichtlich der Eignungsanforderungen bzw. -kriterien, die potenzielle Auftragnehmer (Bieter) erfüllen müssen. Diese können in folgende Kategorien unterteilt werden:
- Fachkunde,
- Leistungsfähigkeit,
- Zuverlässigkeit und Gesetzestreue.
Erfolgt die Vergabe im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs (vgl. Ausschreibungskonzept), ist eine erneute Prüfung nicht erforderlich, da diese bereits stattgefunden hat. Die Inhalte dieses Themas müssen in diesem Fall nicht erneut veröffentlicht werden. Soll die Anzahl der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Teilnehmer begrenzt werden, so sollte das entsprechende Verfahren zur Auswahl ebenfalls veröffentlicht werden.
4.3.4.4.5 Leistungsbeschreibung
Dieses Thema beschreibt die Leistung, die der Bieter im Rahmen des Projektes erbringt und definiert die Kriterien (Fragen) auf die der Bieter im Rahmen seines Angebots eingeht. Dies umfasst das zu erstellende System, aber auch das Vorgehen (Projektmanagement, Qualitätssicherung) im Projekt.
Die Leistungsbeschreibung gliedert sich in folgende Teile:
- Teil 1: Anforderungen an das zu erstellende (Teil-)System
- Teil 2: Vorgaben für das Projekthandbuch des Auftragnehmers
- Teil 3: Vorgaben für das QS-Handbuch des Auftragnehmers
- Teil 4: Gewichteter Kriterienkatalog
Die Teile 1, 2 und 3 enthalten dabei die Vorstellungen des Auftraggebers, der Teil 4 referenziert diese Teile und stellt sicher, dass der Bieter/Auftragnehmer die Vorstellungen im Rahmen seines Angebots berücksichtigt.
Teil 1: Anforderungen an das zu erstellende (Teil-)System
Die UfAB unterscheidet für die Beschreibung der Leistung des Systems zwei Arten (vgl. UfAB V, Aufbau der Verdingungsunterlagen):
- Die rein funktionale Leistungsbeschreibung beschränkt sich auf die reine Funktionalität und macht dem Auftragnehmer keinerlei Vorgaben zur Realisierung. Diese Form der Beschreibung eignet sich insbesondere, wenn ein System „auf der grünen Wiese“ gebaut wird und der Auftraggeber nicht in der Lage ist, das System technisch näher zu beschreiben.
- Die konstruktive Leistungsbeschreibung gibt dem Auftragnehmer technische Randbedingungen und die Art der Realisierung vor. Sie eignet sich insbesondere, wenn sich das zu erstellende System in eine gegebene Systemlandschaft einpassen muss, wenn der Auftraggeber selbst großes technisches Verständnis besitzt und wenn eine Externe Einheit oder ein Externes SW-Modul vergeben wird.
Welches der beiden Vorgehen gewählt wird, ergibt sich bei der Erstellung des Produkts Anforderungen (Lastenheft) (Im Fall eines Unterauftrags aus der Externe-Einheit-Spezifikation bzw. aus den Externes-SW-Modul-Spezifikationen). Vorgaben für die Realisierung werden dort als Nicht-Funktionale Anforderungen dokumentiert.
In der Praxis wird sich meist eine Mischform ergeben. Es gilt die Regel „So konstruktiv wie nötig, so funktional wie möglich“, um einerseits alle Randbedingungen zu erfassen, andererseits den Auftragnehmer nicht unnötig einzuschränken.
Teil 2: Vorgaben für das Projekthandbuch des Auftragnehmers
Dieses Thema umfasst die verpflichtenden Vorgaben für das Projekthandbuch des Auftragnehmers und damit die Vorgaben für den Projektablauf. Dies umfasst z.B. Zeitplanung, Mitwirkungsleistungen, Vorgaben zum Tailoring, zum Berichtswesen oder zum Risikomanagement. Die Vorgaben sind bereits im Projekthandbuch des Auftraggebers im Thema Vorgaben für das Projekthandbuch der Auftragnehmer festgehalten und können an dieser Stelle übernommen werden. Müssen noch Änderungen vorgenommen werden, geschieht dies im Projekthandbuch des Auftraggebers.
Hinweis: Die UfAB definiert die hier definierten Vorgaben im Wesentlichen als Teil der Rahmenbedingungen. Sie sind jedoch wesentlicher Bestandteil der Leistung des Auftragnehmers und sollten sich deshalb hier wiederfinden.
Teil 3: Vorgaben für das QS-Handbuch des Auftragnehmers
Dieses Thema umfasst die verpflichtenden Vorgaben für das QS-Handbuch des Auftragnehmers und damit die Vorgaben für dessen Qualitätssicherung. Dies umfasst z.B. konstruktive und analytische QS-Maßnahmen oder auch eine vorgeschriebene Prüfüberdeckung. Die Vorgaben sind bereits im QS-Handbuch des Auftraggebers im Thema Vorgaben für das QS-Handbuch der Auftragnehmer festgehalten und können an dieser Stelle übernommen werden. Müssen noch Änderungen vorgenommen werden, geschieht dies im QS-Handbuch des Auftraggebers.
Hinweis: Die UfAB definiert die hier definierten Vorgaben im Wesentlichen als Teil der Rahmenbedingungen. Sie sind jedoch wesentlicher Bestandteil der Leistung des Auftragnehmers und sollten sich deshalb hier wiederfinden.
Teil 4: Gewichteter Kriterienkatalog
Die Teile 1, 2 und 3 der Leistungsbeschreibung beinhalten die Vorstellungen des Auftraggebers zum System und zum Projektablauf. Der Gewichtete Kriterienkatalog sorgt dafür, dass die eingehenden Angebote der Bieter auf diese Vorstellungen eingehen. Konkret erfüllt er folgende Aufgaben:
- Er stellt sicher, dass sehr konkrete Vorstellungen des Auftraggebers durch den Bieter zugesichert werden.
- Er ermöglicht es dem Auftraggeber, eher vage Vorstellungen durch den Bieter im Rahmen des Angebots ausgestalten zu lassen.
- Er zeigt dem Bieter, welche Teile der angebotenen Leitung mit welchem Gewicht in die Angebotsbewertung einfließen.
Der Gewichtete Kriterienkatalog ergibt sich direkt aus den Themen Kriterienkatalog und Gewichtung der Bewertungsmatrix.
4.3.4.4.6 Preisblätter
Dieses Thema enthält den potenziellen Auftragnehmern (Bietern) vorgegebene Preisblätter mit Preisangaben. Diese dienen dazu, vergleichbare Angebote zu erhalten.
Die Preisblätter sollen sowohl alle relevanten Einzelpreise zu sämtlichen Einzelpositionen als auch einen Endpreis ausweisen.
4.3.4.4.7 Vertragliche Grundlage
Dieses Thema enthält Aussagen zu den vertraglichen Grundlagen, z.B. EVB-IT oder BVB, die für diese Vergabe relevant sind. Der Auftraggeber liefert hier bereits ein vorausgefülltes Vertragsformular mit, das dann vom Bieter zu übernehmen und ggf. zu ergänzen ist. Damit wird der Vertragsentwurf des Auftraggebers Bestandteil des Angebots und damit (nach dem Zuschlag) auch Teil des geschlossenen Vertrags. Um dies zu gewährleisten, müssen die Vergabeunterlagen deshalb den Hinweis enthalten, dass die vom Auftraggeber gemachten Eintragungen vom Bieter unverändert übernommen werden müssen.