4 Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte

4.3 Produkte

4.3.2 Berichtswesen

4.3.2.1 Besprechungsdokument

Sinn und Zweck

Unter dem Besprechungsdokument wird die Dokumentation der unterschiedlichen Arten von Besprechungen (wie Jour fixe des Projekts, Entwurfsworkshops oder Anforderungserhebungsworkshops) zusammengefasst. Dabei wird im Vorfeld eine Einladung verteilt und die Besprechung entsprechend dokumentiert. Verantwortlich ist hierbei der Projektleiter . Dies bezieht sich aber nicht auf die Erstellung des Produkts, sondern auf seine Verantwortung dafür, dass Besprechungsdokumente für die laut Projekthandbuch zu dokumentierenden Besprechungen erstellt werden.

Wann ist das Produkt entscheidungsrelevant?

Wer ist beteiligt?

Womit kann das Produkt erstellt werden?

Welche Vorlagen sind verfügbar?

Wie erstellt man das Produkt?

Besprechungen können zu verschiedenen Zwecken und Anlässen durchgeführt werden, die im V-Modell nicht explizit angegeben werden. Sie können sowohl periodisch, zum Beispiel als wöchentlicher Jour Fixe, oder ereignisbedingt, zum Beispiel vor Erreichen eines Meilensteins, durchgeführt werden; sie können sowohl intern als auch mit dem Auftraggeber erfolgen. Wichtige Besprechungen sollten bereits im Projektplan enthalten sein. Besprechungen sollten folgende Schritte beinhalten:

• Jede Besprechung ist terminlich zu planen und eine Einladung an die Teilnehmer zu versenden.
• Die Besprechungen sind vom Einladenden beziehungsweise einem dafür Verantwortlichen entsprechend der Punkte der Einladung zu leiten und mit Richtung auf das vorgegebene Besprechungsziel zu moderieren. Ein straffes Zeitmanagement für Besprechungen ist vorzusehen.
• Der Einladende erläutert zu Beginn der Besprechung die Notwendigkeit, die Verteilung, die Terminierung und die Form des Protokolls und bestimmt den Protokollanten.
• Beschlüsse sind explizit im Protokoll aufzunehmen.
• Für vereinbarte Aufgaben bietet sich die Formulierung von Arbeitsaufträgen in Form einer Aufgabenliste an (siehe Aktivität Arbeitsauftrag vergeben).

Welche Abhängigkeiten hat das Produkt?

4.3.2.1.1 Einladung

Die Einladung enthält alle im Vorfeld notwendigen Informationen zur Durchführung der Besprechung wie Termin, Ort, Ziel und Agenda der Besprechung.

4.3.2.1.2 Protokoll

Das Protokoll ist eine schriftliche Dokumentation des Verlaufs und der Resultate einer Besprechung. Dabei sollten insbesondere Teilnehmer, Verteilerliste und die der Aufgabenliste hinzuzufügenden Einträge enthalten sein. Das Protokoll ist nach Fertigstellung an alle Teilnehmer und sonstige Betroffene zu verteilen und von diesen auf Richtigkeit zu prüfen.