4 Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte
4.3 Produkte
4.3.2 Berichtswesen
4.3.2.7 Projektstatusbericht
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Vorgehensbaustein |
Sinn und Zweck
Der Projektfortschritt muss regelmäßig überprüft werden, damit gegebenenfalls steuernd eingegriffen werden kann. Der Projektstatusbericht ist das zentrale Dokument zur Beurteilung des Projektfortschritts. Er enthält Aussagen zum aktuellen Fertigungsstand, zur Stabilität und Qualität der Projektergebnisse, zur Risikoeinschätzung und zur Abweichung von der ursprünglichen Planung. Bei Bedarf wird in ihm die Planung aktualisiert.
Verantwortlich für den Projektstatusbericht ist der Projektleiter. Er erstellt ihn in Zusammenarbeit mit den anderen Schlüsselrollen des Projekts. Anzahl, Häufigkeit und Verteiler des Projektstatusberichtes entsprechen den Vorgaben des Projekthandbuchs. Der Projektstatusbericht wird sowohl zur projektinternen als auch -externen Berichterstattung eingesetzt.
Wann ist das Produkt entscheidungsrelevant?
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Entscheidungspunkt |
Wer ist beteiligt?
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Verantwortlich |
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Mitwirkend |
Änderungsverantwortlicher, KM-Verantwortlicher, Projektmanagementbüro, QS-Verantwortlicher |
Womit kann das Produkt erstellt werden?
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Werkzeuge |
Keine |
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Methoden |
Keine |
Welche Vorlagen sind verfügbar?
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Vorlagen |
Produktvorlage wird generiert. Projektstatusbericht (intern) (Teil der SOS-Methode): Vorlagen/SOS-GrossPM/GrossPM_6.3-3_Statusbericht_intern_v.1.0.ppt Projektstatusbericht (extern) (Teil der SOS-Methode): Vorlagen/SOS-GrossPM/GrossPM_6.3-4_Statusbericht_extern_v1.0.xls |
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Beispielprodukte |
Wie erstellt man das Produkt?
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Aktivität |
Projektstatusbericht erstellen |
Die Erstellung eines Projektstatusberichtes ist ein Instrument der Projektkontrolle, um frühzeitig Planabweichungen zu erkennen und rechtzeitig darauf reagieren zu können. Projektstatusberichte dienen entweder intern der Information des eigenen Managements und/oder, im Falle eines Auftragnehmerprojektes, der Information des Auftraggebers.
Im Projektstatusbericht sind der aktuelle Projektfortschritt, Abweichungen von den Soll-Vorgaben der Planung sowie die wesentlichen im Rahmen der Risikoanalyse ermittelten Risiken darzustellen. Zusätzlich wird über den Status und gegebenenfalls über Probleme einzelner Prozesse berichtet.
Der Projektstatusbericht ist entsprechend den Vorgaben des Projekthandbuches zu festgelegten Terminen, periodisch oder nach Eintreffen besonderer Ereignisse zu erstellen und an die vorgesehenen Empfänger zu verteilen.
Hierfür müssen so genannte Ist-Daten ermittelt werden. Dazu zählt zum einen der Stand der Arbeiten, etwa das Erreichen des vorgegebenen Ziels und die Erfüllung der Anforderungen, zum anderen die dafür verbrauchten Einsatzmittel und der verbrauchte Aufwand. Diese Ist-Daten sind dann den Soll-Werten aus dem Projektplan und dem geschätzten, noch zu erbringenden Aufwand gegenüberzustellen. Dabei muss auch überprüft und dokumentiert werden, ob alle Projektbeteiligten ihren zugesagten Aufgaben und Verpflichtungen nachgekommen sind und ob sie auch für die Zukunft ihre Zusagen einhalten können.
Bei tatsächlicher oder absehbarer Überschreitung der Soll-Vorgaben sind Steuerungsmaßnahmen in die Wege zu leiten, die das Erreichen gefährdeter Projektziele ermöglichen sollen. Dazu gehören
- die Veränderung von Meilensteinen,
- die Änderung der Prioritäten,
- die Sonderbehandlung kritischer Produkte,
- veränderte Betriebsmittel- und Personalverteilung,
- eine vertragliche Anpassung,
- eine Personalaufstockung oder
- eine externe Beauftragung von ausgegliederten Teilprojekten.
Der Projektleiter schlägt im Projektstatusbericht einzuleitende Steuerungsmaßnahmen vor und bereitet damit eine Projektfortschrittsentscheidung vor.
Der Projektstatusbericht ist stets in einer einheitlichen Form zu erstellen und seine Verteilung ist entsprechend der Festlegungen des Projekthandbuches vorzunehmen.
Folgende Teilschritte sind dabei enthalten:
- Gesamtprojektfortschritt ermitteln
Welche Abhängigkeiten hat das Produkt?
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Erzeugt durch |
Planung und Steuerung |
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Erzeugt |
Das Produkt erzeugt keine weiteren Produkte. |
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Hängt inhaltlich ab von |
Berichtswesen
Konfigurations- und Änderungsmanagement Planung und Steuerung |
4.3.2.7.1 Managementübersicht
Stellt kurz und prägnant die aktuellen Kennzahlen zum Projektfortschritt dar und notwendige Maßnahmen zur Steuerung des Projektes vor.
4.3.2.7.2 Projektergebnisse
Dieses Thema enthält einen Überblick über die im Berichtszeitraum fertig gestellten Ergebnisse und durchgeführten Arbeiten. Konnten Ergebnisse nicht wie geplant fertig gestellt werden, so ist dies ebenfalls hier festzuhalten. Die im Projekthandbuch festgelegten KM-Auswertungen können hierbei eine entsprechende Informationsquelle sein.
4.3.2.7.3 Problem- und Änderungsstatistik
In diesem Thema wird entsprechend den Vorgaben des Projekthandbuchs die Problem- und Änderungsstatistik dargestellt, zum Beispiel Anzahl und Umfang der Problemmeldungen und Änderungsanträge und die Anzahl der bereits fertig gestellten und wieder veränderten Produkte. Sowohl die Änderungsstatusliste als auch die im Projekthandbuch festgelegten KM-Auswertungen können hierbei entsprechende Informationsquellen sein.
4.3.2.7.4 Qualitätsbewertung
Die Qualitätsbewertung beinhaltet eine Zusammenfassung des QS-Berichtes.
4.3.2.7.5 Aktuelle Risiken und Risikomaßnahmen
Die Bewertung der aktuellen Risiken und die notwendigen anstehenden und bereits eingeleiteten Maßnahmen werden zusammenfassend dargestellt.
4.3.2.7.6 Planungsabweichungen
Die Abweichungen zwischen den Soll- und Istwerten, zum Beispiel hinsichtlich Fertigstellungsgrades, Terminsituation, Qualität und Kosten, werden dargestellt.
4.3.2.7.7 Planung für den nächsten Berichtszeitraum
Die Planung für den nächsten Berichtszeitraum, insbesondere auch die aufgrund der Planungsabweichungen notwendigen Planungsänderungen werden zusammenfassend dargestellt. Darüber hinaus können hier auch Entscheidungsvorlage und getroffene Entscheidungen für die Berichtsempfänger vorgestellt und dann entsprechend verabschiedet werden (zum Beispiel eine gravierende Projektsteuerungsmaßnahme, die im Rahmen einer Projektfortschrittsentscheidung beschlossen und eingeleitet werden muss).
4.3.2.7.8 Gesamtprojektfortschritt
Der Gesamtprojektfortschritt ist eine Verdichtung der wichtigsten Projektfortschrittswerte der einzelnen Teilprojekte für das Gesamtprojekt. Die Projektfortschrittswerte der Teilprojekte enthalten Aussagen zum aktuellen Fertigungsstand, zur Stabilität und Qualität der Projektergebnisse, zur Risikoeinschätzung und zur Abweichung von der ursprünglichen Planung.
Wichtig für die Darstellung des Gesamtprojektfortschritts ist ein gemeinsamer Berichtszeitpunkt für alle Teilprojekte, zu dem aus Vergleichsgründen alle Projektfortschrittswerte ermittelt sein müssen.
Ein wichtiges Ergebnis ist der kritische Pfad des Gesamtprojektes, der sich aus der Aggregation der Projektfortschrittswerte aller Teilprojekte ergibt.