4 Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte

4.3 Produkte

4.3.13 Prüfung

4.3.13.6 Prüfprotokoll Prozess

Sinn und Zweck

Das Prüfprotokoll enthält die vom Prüfer verfassten Aufzeichungen über den Verlauf der Prüfung, die Gegenüberstellung von Ist- und Soll-Ergebnissen, sowie die Analyse der identifizierten Ist-/Soll-Abweichungen und entsprechende Lösungsvorschläge. Dabei ist darauf zu achten, dass das Prüfergebnis reproduziert werden kann.

Anzahl und Häufigkeit der Durchführung von Prüfungen und damit der Erstellung der zugehörigen Prüfprotokolle entsprechen den Vorgaben im QS-Handbuch und in den zugehörigen Implementierungs-, Integrations- und Prüfkonzepten.

Wann ist das Produkt entscheidungsrelevant?

Wer ist beteiligt?

Womit kann das Produkt erstellt werden?

Welche Vorlagen sind verfügbar?

Wie erstellt man das Produkt?

Die Prozessprüfung, auch Prozessaudit genannt, ist eine Prüfung von Einzelschritten aus einem Gesamtprozess. Dabei ist nicht das Ergebnis eines Prozessschrittes, zum Beispiel ein Dokument, sondern die prozessgerechte Durchführung des Schrittes selbst anhand vereinbarter Prozessbeschreibungen zu prüfen. Ziel ist die Feststellung, ob die im QS-Handbuch aufgelisteten Prozesse die ihnen zugeordneten Spezifikationen (Prüfspezifikation Prozess) erfüllen.

Durch die Prozessprüfung kann auch festgestellt werden, dass der tatsächlich gelebte Prozess besser ist, als der in der Prozessbeschreibung dargestellte. Sollte sich herausstellen, dass eine Optimierung der Prozessbeschreibung möglich ist, so muss sie an den realen Prozess angepasst werden.

Bei der Prozessprüfung sind möglichst alle Prozesse im Projekt zu prüfen, wobei die Planungsprozesse und das Projektmanagement höhere Priorität haben. Eine Prozessprüfung kann aufgrund von Erfahrungen oder Metriken früherer Projekte veranlasst werden. Bei manchen Prozessen kann die Prüfung auch durch ein Ereignis im Projekt initiiert werden, wie zum Beispiel das Abweichen einer Messgröße von einem vorgegebenen Wert. Die Prüfung wird oft auch beim Auftreten von Problemen ausgelöst, wenn zum Beispiel die Planung gravierend vom Ist-Zustand abweicht. Die Prozessprüfung soll dann die Ursache für die Probleme ergeben.

Bei der Prüfung des Prozesses ist zunächst zu untersuchen, ob die formalen Vorgaben eingehalten sind, um den Prozess prüfen zu können. Der Prozess ist zu analysieren und zu bewerten. Dabei kann folgende Kriterienliste zugrunde gelegt werden:

• Ist der Prozess verständlich, übersichtlich, gut strukturiert und vollständig?
• Sind alle Teilprozesse und Schritte, aus denen der zu prüfende Prozess besteht, durchgeführt worden?
• Sind alle Prüfkriterien, gegen die der Prozess geprüft werden soll, dokumentiert, präzise und verständlich?
• Wurden die anzuwendenden Richtlinien, Normen und Templates eingehalten?

Nach dieser inhaltlichen Prüfung ist festzustellen, ob die einzelnen Schritte des gelebten Prozesses entsprechend den Vorgaben aus dem QS-Handbuch und der Prüfspezifikation Prozess ausgeführt werden.

Im Verlauf der Prüfung sind die Ergebnisse im Prüfprotokoll niederzuschreiben. Zusätzlich sind Prozessabweichungen nachvollziehbar zu dokumentieren und eine Zusammenfassung und Beurteilung abzugeben. Die Prüfung kann darüber hinaus zur Klassifikation von Lieferanten verwendet werden, indem deren Prozesse auditiert werden. Dies kann beispielsweise in Form von Lieferantenaudits erfolgen.

Generell ist bei der Prüfung von QS-Aktivitäten selbst durch eine geeignete Rollenverteilung dafür zu sorgen, dass Rollenkonflikte vermieden werden. Ferner ist das Projektmanagement stets über das Prüfergebnis zu informieren.

Welche Abhängigkeiten hat das Produkt?

4.3.13.6.1 Prüfobjekt

Es ist die eindeutig definierte identifizierbare Version des Prüfobjektes festzulegen, auf die sich die Prüfspezifikation beziehungsweise das Prüfprotokoll bezieht.

4.3.13.6.2 Prüfergebnisse

In diesem Thema werden der Verlauf der Prüfung und die dabei ermittelten Ist-Ergebnisse der Prüfung, zum Beispiel Systemausgaben, identifizierte Fehler in Dokumenten und Defizite in der Prozessdurchführung, dokumentiert und den Soll-Ergebnissen der Prüfspezifikation gegenübergestellt. Dabei ist insbesondere auch zu dokumentieren, wie das beschriebene Prüfergebnis reproduziert werden kann.

4.3.13.6.3 Ergebnisanalyse und Korrekturvorschläge

In der Ergebnisanalyse werden die beobachteten Abweichungen zwischen den Ist-Ergebnissen und den Soll-Ergebnissen inhaltlich und ursächlich analysiert. Konnte die Ursache identifiziert werden, so sollten bereits Korrekturvorschläge mit dokumentiert werden, soweit es sie gibt. Zeigt sich aus den Prüfresultaten ein bestimmter Trend im Auftreten gleichartiger Mängel, so ist dies festzuhalten und entsprechende Maßnahmen vorzuschlagen. Diese Informationen fließen in den QS-Bericht ein.

Entsprechend den Vorgaben im Projekthandbuch kann ein Prüfresultat oder Korrekturvorschlag zu einer Problemmeldung bzw. einem Änderungsantrag führen.