1 Teil 1: Grundlagen des V-Modells
1.3 Managementmechanismen und Projektdurchführung
1.3.4 Projektorganisation und Rollenbesetzung
Ein Projekt ist eine zeitweilige Organisationsform und überlagert oder ergänzt die Linienorganisation einer Behörde. Gerade deswegen muss die Projektorganisation klar definiert und in der Behörde verankert sein. Im Rahmen von V-Modell-Projekten treten in der Regel zwei Organisationsformen auf:
- In der reinen Projektorganisation sind die Mitarbeiter oft auf mehrere Jahre aus ihrer Linientätigkeit herausgelöst, arbeiten ausschließlich für das Projekt und sind dem Projektleiter disziplinarisch unterstellt. Diese Organisationsform eignet sich für sehr große Projekte, die sich meist auch im Behörden-Organigramm wiederfinden.
- In der Matrix-Organisation verbleiben die Projektmitarbeiter disziplinarisch in der Linienorganisation, werden aber für ihre Projektaufgaben (teilweise) freigestellt und dem Projektleiter weisungsbefugt unterstellt. Diese Organisationsform bietet hohe Flexibilität bei der Mitarbeiterzuordnung und vermeidet Leerlauf. Auf der anderen Seite birgt das „Dienen für zwei Herren“ stets ein Konfliktpotenzial zwischen Projekt- und Linienaufgaben. Zudem kann die hohe Mitarbeiterauslastung schnell zur Überlastung werden, wenn Projekt und Linie nicht gut koordiniert sind. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Linienvorgesetzten der Projektmitarbeiter in den Lenkungsausschuss zu integrieren.
Das V-Modell schreibt keine bestimmte Organisationsform vor. Allerdings müssen die Kompetenzregelungen, die Projektkommunikation und das Berichtswesen zu Beginn des Projekts beim Entscheidungspunkt Projekt definiert klar und eindeutig im Projekthandbuch festgelegt werden. Dies gilt sowohl zwischen den Beteiligten des Projektteams als auch zu den Rollen außerhalb des Projekts. Sind die Eskalations- und Entscheidungswege nicht klar definiert, lässt sich eine eindeutige und nachhaltige Unterstützung der Entscheidungsträger für das Projekt nur schwer erreichen und die Erfolgswahrscheinlichkeit des Projekts sinkt beträchtlich.
Weiterhin werden bei der Projektdefinition die Rollen mit Personen besetzt. Schlüsselrollen, wie z.B. Projektleiter und Systemarchitekt, müssen mit erfahrenen, kompetenten und akzeptierten Personen besetzt werden. Gleiches gilt für die Projektsteuerungsgremien, beispielsweise den Lenkungsausschuss oder die Änderungssteuerungsgruppe (Change Control Board). Hier ist insbesondere wichtig, dass alle relevanten Interessengruppen (Stakeholder) angemessen beteiligt sind.