1 Teil 1: Grundlagen des V-Modells

1.3 Managementmechanismen und Projektdurchführung

1.3.3 Projektgenehmigung und Projektstart

Ein V-Modell-Projekt beginnt mit dem Erreichen des Entscheidungspunkts Projekt genehmigt. Erst danach übernehmen Projektleiter, Projekteigner und Lenkungsausschuss die Verantwortung für das Projekt. Schon vor diesem offiziellen Startschuss muss aber eine Entscheidungsgrundlage vorliegen, auf deren Basis ein dazu legitimiertes Gremium das Projekt in Gang setzt. Dieser Projektvorlauf kann je nach Behörde und Aufgabenstellung unterschiedlich gestaltet sein.

Abbildung 12: Rollen und Produkte am Projektstart

Wie Abbildung 12 zeigt, sind am Projektstart im Wesentlichen drei Rollen beteiligt:

• Der Fachverantwortliche (siehe Rolle Fachverantwortlicher) benötigt das System, um seinen fachlichen Auftrag zu erfüllen.
• Der IT-Service-Strategie-Verantwortliche (siehe Rolle IT-Service-Strategie-Verantwortlicher) ist verantwortlich für das strategische Multi-Projektmanagement. Er kennt das gesamte Projektportfolio und genehmigt Projekte in letzter Instanz. Häufig wird die Rolle ganz oder teilweise durch ein IT-Steuerungsgremium wahrgenommen.
• Die Multi-Projektkoordination (siehe Rolle Multi-Projektkoordination) ist verantwortlich für das operative Multi-Projektmanagement. Sie koordiniert die Ressourcenverteilung zwischen den einzelnen Projekten und unterstützt das Projektcontrolling.

Die Abbildung 12 zeigt weiterhin die drei relevanten Produkte, die im Rahmen des Projektvorlaufs erstellt werden müssen, damit eine Entscheidungsgrundlage für den Projektstart vorliegt:

• Der Projektauftrag schafft die grundlegenden organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen für die Projektdurchführung. Das Dokument benennt den Projektleiter, den Projekteigner sowie den Lenkungsausschuss und definiert die Ziele, den Zeitrahmen und das Budget.
• Die Projektvorstudie beschreibt die dem Projekt zugrunde liegende Systemidee. Darüber hinaus begründet sie, warum überhaupt ein System entwickelt werden muss und klärt die grundsätzliche Machbarkeit eines solchen Systems ab. Sie beschreibt häufig bereits die zu unterstützenden Geschäftsprozesse und enthält eine Marktsichtung für Fertigprodukte. Bei sehr großen Projekten und Systemen kann die Erarbeitung der Projektvorstudie ggf. selbst als Projekt durchgeführt werden.
• Die WiBe Version 1 (Vorkalkulation) ist gemäß Bundeshaushaltsordnung für alle finanzwirksamen Maßnahmen verpflichtend durchzuführen. Sie bestätigt die Notwendigkeit des Projekts aus strategischen oder wirtschaftlichen Gründen und beschreibt die Kosten (Projekt- und Folgekosten), die dem Bund durch die Systementwicklung entstehen werden.